Meldepflichtige Finanzinstitute sind dazu verpflichtet, ihre Finanzkontendaten nach festgelegten Kriterien, auf eine steuerliche Ansässigkeit der Kontoinhaber oder beherrschenden Personen in einem Meldestaat zu überprüfen.
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Sollten einem Finanzinstitut Informationen in den vorhandenen Kundendaten vorliegen, die auf eine mögliche US-amerikanische Steuerpflicht eines Kunden deuten, ist das Finanzinstitut verpflichtet, eine entsprechende Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern zu veranlassen. Mögliche Anhaltspunkte können sein:
- eine US-amerikanische Staatsbürgerschaft
- eine US-amerikanische Adresse
- eine US-amerikanische Telefonnummer
- Mit der Einholung einer Selbstauskunft möchte das Finanzinstitut den Kunden die Möglichkeit geben, entweder das Indiz zu bestätigen oder zu widerlegen und mittels aussagekräftigen Nachweisen darzulegen, in welchem Staat die steuerliche Ansässigkeit besteht.
- Die nach den Sorgfaltspflichten ermittelten Finanzkontendaten sind durch das meldepflichtige Finanzinstitut jährlich in elektronischer Form an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zu übermitteln.
- Vor der erstmaligen Übermittlung ist eine Registrierung des meldepflichtigen Finanzinstitutes beim IRS erforderlich und eine Anmeldung des Datensenders (Finanzinstitut oder beauftragter Dienstleister) für das Fachverfahren FATCA beim BZSt notwendig.
- Die Meldungen erfolgen über das BZSt-Online Portal (BOP) oder die Massendatenschnittstelle (ELMA). Hierfür ist ein durch das BZSt ausgestelltes Zertifikat (BOP und ELMA) oder ein durch das Verfahren Elster ausgestelltes Zertifikat (nur bei BOP möglich) erforderlich. Die genaue Vorgehensweise ist auf der Internetseite des BZSt in Handbüchern und Videos beschrieben.
- Die von den Finanzinstituten an das BZSt gemeldeten und übermittelten Daten werden vom BZSt an die US-amerikanische Bundessteuerbehörde „Internal Revenue Service (IRS)“ weitergeleitet.
- Für jede Übermittlung erhält das meldende Finanzinstitut bzw. der meldende Dienstleister technische Rückmeldungen zu den Verarbeitungsergebnissen des BZSt und des IRS. Soweit Daten abgewiesen wurden, sind die Fehler zu beheben und die Daten erneut zu übermitteln.
